Szybki zwrot wypożyczanego sprzętu

Automatyzacja zwrotu sprzętu multimedialnego poza godzinami otwarcia uniwersyteckiej wypożyczalni możliwa dzięki technologii RFID

London’s Kingston University wdrożył system radiowej identyfikacji, aby zautomatyzować procesy zwrotu sprzętu dokonywane poza godzinami urzędowania uniwersyteckiej wypożyczalni, a także do usprawnienia kontroli stanów 2000 sztuk sprzętu multimedialnego, takiego jak aparaty, laptopy i komputery, który jest wypożyczany studentom i wykładowcom.
RFID-wypozyczalnia Kingston University wypożycza sprzęt multimedialny studentom i wykładowcom, gdy jest im potrzebny do zajęć. Chociaż nie pobiera opłat za wypożyczanie, to nalicza karę za opóźniony zwrot. W ciągu dnia wypożyczalnią zarządzają pracownicy, którzy wydają sprzęt zainteresowanym i rejestrują każde wypożyczenie, wpisując numer seryjny urządzeń i tożsamość wypożyczającego, a także zwrot. W czasie godzin wieczornych i weekendów wypożyczalnia pozostaje zamknięta.
Niemożność zwrotu sprzętu poza godzinami pracy wypożyczalni była przedmiotem wielu skarg. Uniwersytet szukał więc rozwiązania, które pozwoliłoby na takie zwroty. Zdarzali się bowiem studenci, którzy nie bacząc na niebezpieczeństwo kradzieży, zostawiali sprzęt przy zamkniętej wypożyczalni, licząc na to, że zostanie odnaleziony i zabrany przez pracowników, którzy przyjdą ją otworzyć.
Dodatkowo uniwersytet miał nadzieję znaleźć bardziej efektywną metodę lokalizowania sprzętu przechowywanego w magazynie. Ponieważ większość rzeczy w magazynie jest przechowywana w pudełkach, w czasie kontroli stanów każde pudełko musiało być otworzone w celu ustalenia jego zawartości.
Wdrożone rozwiązanie RFID składa się z pasywnych tagów UHF RFID – firm Omni ID i Xerafy, które zostały przymocowane do każdej sztuki sprzętu, unikalnie go identyfikując. Gdy student chce zwrócić pożyczony aparat lub kingston-2 inny sprzęt, podchodzi do regału zbudowanego z wielu zamykanych szafek i przesuwa swoją kartę przy czytniku HF RFID umieszczonym w drzwiach szafki. Czytnik odczytuje numer ID z karty, potwierdza tożsamość studenta i to, że ma wypożyczony sprzęt, następnie odblokowuje szafkę.
W regał wbudowany jest czytnik UHF RFID z siecią anten, aby odczytywać tagi ze sprzętu w każdej szafce. Kiedy urządzenie zostaje włożone do szafki, następuje odczyt numeru ID jego taga i aktualizacja statusu na zwrócony. Dioda LED na szafce wskazuje wówczas, że jest ona zajęta, więc kolejny zwracający musi użyć innej szafki.
Oprogramowanie wysyła maile potwierdzające do studentów, którzy zwrócili sprzęt. Wysyła także dzienne maile z zestawieniami do pracowników wypożyczalni, wskazując, który sprzęt został zwrócony, a który nie, mimo że powinien. Menadżerowie mają dostęp do rzeczywistych stanów sprzętu. Mogą sprawdzić nie tylko to, co zostało wypożyczone i kiedy będzie zwrócone, ale także otrzymywać raporty, np. jako często dane urządzenie jest wypożyczane, co może pomóc w lepszym planowaniu przyszłych zakupów.
Po przyjściu do pracy następnego dnia roboczego pracownicy wyciągają zwrócony sprzęt z szafek i umieszczają w magazynie.
Od czasu gdy zainstalowano wygodny, automatyczny system zwrotów, pracownicy wypożyczalni zaobserwowali wzrost liczby wypożyczeń.
Pracownicy wypożyczalni używają ręcznego czynnika Nordic ID, aby przeprowadzać okresowe kontrole stanów całego sprzętu w magazynie wypożyczalni. Po przeprowadzeniu kontroli oprogramowanie określa, czy jakiegoś sprzętu brakuje w magazynie. Jeśli pracownik szuka określonej rzeczy, której nie może zlokalizować, ustawia ręczny czytnik w trybie licznika Geigera i jest prowadzony prosto do szukanej rzeczy.
System RFID znacznie oszczędza czas pracowników. Nie muszą już otwierać każdego pudełka, torby czy kontenera, w którym jest sprzęt, aby go zobaczyć i odczytać jego numer seryjny. Po prostu trzymają czytnik w pobliżu pudełka i odczytują jego zawartość.
Rozwiązanie RFID umożliwiło wypożyczającym zwrot wypożyczonego sprzętu w dogodnym dla nich czasie, dało dokładną wiedzę o aktualnych stanach sprzętu, pozwoliło na efektywniejsze jego rozdysponowanie i planowanie uzupełnień.