Zarządzanie dokumentacją pacjentów

///Zarządzanie dokumentacją pacjentów

Szpitale przechowują dziesiątki tysięcy akt pacjentów. Zarządzanie taką dokumentacją to wielkie wyzwanie dla placówek służby zdrowia.
Tylko niewielka część dokumentacji jest dostępna w wersji cyfrowej. Wiele szpitali jest obecnie w trakcie przeprowadzania procesu digitalizacji czyli skanowania dokumentów i tworzenia ich cyfrowej wersji. Jednak wciąż jeszcze w większości szpitali personel szpitalny musi odnaleźć teczkę z dokumentami, aby mieć dostęp do historii choroby danego pacjenta.
RFID w archiwum-szpital

Firma 6PM Holdings Plc., brytyjski dostawca usług i produktów IT, chciała pomóc szpitalom w bardziej efektywnym zarządzaniu dokumentami pacjentów i opracowała rozwiązanie do inteligentnego ich śledzenia i inwentaryzowania. Rozwiązanie składa się z pasywnych etykiet UHF RFID zaprogramowanych indywidualnym numerem ID, unikalnie identyfikujących każdy dokument, oraz z ręcznych czytników RFID, używanych do wskazywania lokalizacji dokumentów na półkach w magazynie dokumentów lub w innym miejscu w szpitalu.
System RFID został już zainstalowany w East Surrey Hospital, podczas gdy cztery inne placówki są trakcie instalacji lub planują instalację systemu.
Przed wdrożeniem technologii RFID w szpitalu East Surrey nie działał żaden system lokalizacji i zarządzania dokumentami. Wyszukiwanie i wypełnianie jednego z 200 000 dokumentów było bardzo czasochłonne. Dane o historii choroby mogły znajdować się gdziekolwiek w szpitalu. Brak systemu do śledzenia dokumentów powodował, że personel często nie mógł zlokalizować dokumentów pacjenta, gdy były potrzebne.
W skład rozwiązania RFID wchodzi oprogramowanie do zarządzania danymi pacjentów (imię i nazwisko, data urodzenia) oraz oprogramowanie do zarządzania odczytami RFID. Teczki z dokumentami są znakowane pasywnymi etykietami UHF RFID, które są odczytywane przy pomocy ręcznego czytnika RFID Zebra MC3190-Z.
East Surrey Hospital, jak większość szpitali, przechowuje dokumenty papierowe każdego pacjenta, bieżące lubszpita archiwalne, w odpowiednim pomieszczeniu magazynowym, a pracownicy tego archiwum zarządzają nimi, wyszukując je, gdy są potrzebne personelowi szpitala, i odkładają na półkę, gdy są zwracane.
Przed wdrożeniem RFID jeśli pracownik zauważył, że jakieś dokumenty nie zostały zwrócone (brak było systemu alarmowania), szukał ich na terenie szpitala, dzwonił lub mailował, próbując ustalić ich lokalizację.
Po wdrożeniu RFID do każdej teczki została przyczepiona etykieta RFID z wydrukowanym kodem kreskowym odpowiadającym numerowi ID zaprogramowanemu w etykiecie. Kod kreskowy jest skanowany przy znakowaniu danej teczki, a odpowiadający mu numer identyfikacyjny jest wprowadzany do systemu, gdzie jest kojarzony z danymi pacjenta. Za każdym razem, gdy pracownik archiwum dokumentów bierze dokumenty do ręki, używa ręcznego czytnika RFID bądź skanera kodów kreskowych, aby zaktualizować ich status.
Przed zainstalowaniem systemu RFID proces odkładania teczek z pełnego wózka (około 100 teczek) na półkę w magazynie zajmował około trzech godzin. Z RFID to samo zadanie może zostać ukończone w kilka minut. Teczki mogą zostać szybko przyjęte dzięki zeskanowaniu etykiet RFID lub kodów kreskowych, po czym są umieszczane na najbliższej wolnej półce. Pracownik następnie skanuje kod kreskowy /etykietę RFID umieszczone nad półką i tworzy w systemie zapis o lokalizacji odłożonych teczek.
System nie tylko pozwala na szybsze odkładanie teczek, ale uniemożliwia nieuprawnionej osobie samodzielne znalezienie teczki z dokumentami pacjenta przy wykorzystaniu jego nazwiska. Teczek bowiem nie segreguje się już alfabetycznie, ale przypisuje się je do lokalizacji. Zatem osoba niewyposażona w czytnik RFID lub nieposiadająca dostępu do systemu, gdzie znajduje się informacja o lokalizacji, nie będzie w stanie znaleźć dokumentów. Rozwiązanie RFID oszczędza także miejsce w magazynie, gdyż każda dostępna pusta półka może zostać wykorzystana bez konieczności szukania miejsca na półce zgodnej alfabetycznie.
Jeśli teczka zostanie odłożona do archiwum bez przypisania lokalizacji, pracownik może użyć ręcznego czytnika RFID do jej odszukania.
Oprogramowanie generuje alarmy, jeśli dokumenty pacjenta nie zostały zwrócone w oczekiwanym czasie. Pracownik archiwum może wtedy przejść się po obiekcie z czytnikiem ręcznym w trybie licznika Geigera i odczytać taga RFID na zagubionych dokumentach, nawet jeśli stoi w korytarzu, a teczka znajduje się w pokoju pacjenta.
System RFID może też wykorzystywać bramki RFID, np. pomiędzy dwoma skrzydłami szpitala. W takiej sytuacji system aktualizuje się automatycznie, gdy ktoś z teczką przejdzie z jednego skrzydła do drugiego, i wskazuje, gdzie znajduje się teczka.
System RFID zredukował ilość godzin, które personel szpitala spędzał na odkładaniu lub lokalizacji dokumentów o 80%. Pozwolił także szpitalowi zyskać pewność, że dokumentacja pacjenta zostanie dostarczona na czas, gdy będzie potrzebna.
Rozwiązanie spowodowało też, że zwolniło się ponad 10% miejsca w archiwum dokumentów.

W artykule wykorzystano publikację będącą własnością RFID Journal LLC.
Copyright RFID Journal LLC. Reprinted with permission. Tekst źródłowy.

Jesteś zainteresowany tym lub podobnym rozwiązaniem? Skontaktuj się z nami!

Kontakt

Poznaj inspirujące  wdrożenia RFID:

Load More Posts